Plné moci

Zastoupení na základě plné moci umožňuje fyzické či právnické osobě, která je účastníkem řízení, aby se v rámci tohoto správního řízení nechala zastoupit jinou fyzickou či právnickou osobou. Plnou moc uděluje zmocnitel (účastník řízení nebo žadatel) zmocněnci (osobě, která jej má zastupovat). V každé plné moci je zmocnitel povinen jasně a stručně vymezit rozsah zmocnění. V téže věci může mít účastník řízení současně pouze jednoho zmocněnce. To znamená, že zmocnitel nemůže na základě plných mocí zmocnit dva či více zmocněnců ve stejném rozsahu. Pokud k takové kolizi dojde, platí, že pozdější plná moc ruší plnou moc dřívější.

Plnou moc lze udělit fyzické i právnické osobě. Podle rozsahu plné moci lze rozlišit plnou moc, která je určena:
1) k určitému úkonu, skupině úkonů nebo pro určitou část řízení,
2) pro celé řízení,
3) pro neurčitý počet řízení s určitým předmětem, která budou zahájena v určené době nebo bez omezení v budoucnu (tzv. prezidiální plná moc); podpis zmocnitele na plné moci musí být v tomto případě vždy úředně ověřen a plná moc musí být do zahájení řízení uložena u věcně příslušného správního orgánu (plná moc se tedy nevztahuje na dříve zahájená správní řízení),
4) v jiném rozsahu na základě zvláštního zákona.

Na základě výše uvedeného tedy platí, že ve správním řízení jedná vůči správnímu orgánu účastník řízení, nebo jeho zplnomocněný zástupce, případně (je-li v plné moci dovolena substituce) substituční zástupce.

Od plné moci je nutno odlišovat pověření. Pověřením právnická osoba uděluje svému zaměstnanci oprávnění jednat ve správním řízení jménem právnické osoby, tj. jménem svého zaměstnavatele. Na rozdíl od plné moci v takovém případě jedná vůči úřadu nadále právnická osoba jako účastník řízení, přičemž jedná svým pověřeným zaměstnancem. Nejedná se tedy o zastoupení účastníka řízení odlišnou osobou (jako u plné moci), nýbrž o jednání účastníka řízení prostřednictvím pověřeného zaměstnance. Výhodou pověření je, že nevyžaduje žádné úřední ověření podpisu pověřujícího a je možné pověřit více zaměstnanců dané společnosti. V téže věci však může za právnickou osobu současně činit úkony jen jedna osoba.

Zmocnitel

• pokud se jedná o fyzickou osobu, identifikuje se následně: jméno a příjmení, adresa bydliště, datum narození
• pokud se jedná o právnickou osobu, identifikuje se následně: název firmy, sídlo firmy dle obchodního rejstříku, IČO

Zmocněnec

• pokud se jedná o fyzickou osobu, identifikuje se následně: jméno a příjmení, adresa bydliště, datum narození
• pokud se jedná o právnickou osobu, identifikuje se následně: název firmy, sídlo firmy dle obchodního rejstříku, IČO

Rozsah plné moci (tj. k čemu je zmocněnec zmocnitelem zmocněn)

Podpis zmocnitele (u právnické osoby podepisuje plnou moc statutární zástupce zmocnitele)

Datum podpisu zmocnitele

Úřední ověření podpisu zmocnitele – fyzické i elektronické úřední ověření podpisu (pouze pokud je u dané plné moci vyžadováno, viz výše ad 3, úřední ověření, více vysvětleno níže)

Legalizace: úřední ověření pravosti podpisu; pokud je u plné moci vyžadováno úřední ověření podpisu zmocnitele (viz výše ad 3), podpis na plné moci si nechává ověřit pouze zmocnitel (zmocněnec nikoli); pokud se předkládá plná moc ze zahraničí, musí být legalizace následně ještě ověřena Apostilou, nebo superlegalizací.
Apostila (Apostille): ověření pravosti podpisu vydané příslušným orgánem státu, který je smluvní stranou Haagské úmluvy o Apostille z 5. října 1961. Zahraniční plnou moc opatřenou Apostilou tak lze použít bez dalšího ověření na území kterékoli jiné smluvní strany úmluvy a před kterýmkoli jejím orgánem. Pokud je plná moc řádně vyplněna, pak osvědčuje hodnověrnost podpisu, funkci osoby, která plnou moc podepsala, a případně pravost pečeti nebo razítka na plné moci. Apostilla však neosvědčuje pravdivost obsahu plné moci, ke které je připojena. Pro země, které nepřistoupily k Haagské úmluvě, je pak nutná superlegalizace na ambasádě či konzulátu dané země.
Superlegalizace: vyšší stupeň ověření plných mocí, kterým se ověřuje plná moc, která má být předkládána v zahraničí. Je potřebná ve všech zemích, které nejsou smluvní zemí Haagské úmluvy o Apostille. Superlegalizace spočívá v ověření pravosti podpisů a otisků úředních razítek a pečetí na takové plné moci.
Superlegalizace je postavena na principu dvojího ověření. Veřejná listina je nejdříve ověřena příslušným úřadem, tedy Ministerstvem zahraničních věcí daného státu, kde byla plná moc podepsána. Následně provede konzulární úřad státu, ve kterém má být listina použita, tzv. vyšší ověření neboli superlegalizaci. Takto superlegalizovaný doklad je připravený k použití v České republice, musí však být doplněn o úřední překlad do českého jazyka.
Vidimace: úřední ověření skutečnosti, že opis nebo kopie listiny se doslova shoduje s předloženou listinou (originálem).

Je nutné, aby dokument, na kterém je podpis ověřován, byl již úplný a nedošlo k porušení integrity dokumentu například vpisováním textu nebo porušením úředně pevně spojeného svazku listin.

Jako kopie (i v elektronické podobě jako součást předložené dokumentace, dokumenty podepsané elektronickým podpisem lze zasílat vždy jen v elektronickém originále) lze předkládat pouze plné moci, které jsou určené:
1) k určitému úkonu, skupině úkonů nebo pro určitou část řízení,
2) pro celé řízení (např. pro danou žádost o registraci nebo změnu registrace léčivého přípravku).

Jako originál nebo úředně ověřenou kopii originálu je nezbytné předkládat prezidiální plnou moc, tzn. plnou moc pro neurčitý počet řízení s určitým předmětem, která budou zahájena v určené době nebo bez omezení v budoucnu.

Doručování písemností ve správním řízení (ze strany správního orgánu) probíhá vůči zplnomocněnému zástupci. (právnické osobě v ČR se doručuje elektronicky do datové schránky, právnické osobě v zahraničí se doručuje v papírové podobě poštou, fyzické osobě v ČR se doručuje v papírové podobě poštou nebo elektronicky do její datové schránky – fyzické osobě nelze doručovat do datové schránky právnické osoby ani fyzické podnikající osoby, fyzické podnikající osobě v ČR se doručuje pouze do datové schránky fyzické podnikající osoby). V případě využití zastoupení zmocněncem nelze doručovat přímo zastoupenému – zmocniteli (kromě zákonem stanovených výjimek).

1) Provedením úkonu, na který byla omezena,
2) odvoláním ze strany zmocnitele,
3) vypovězením ze strany zmocněnce,
4) smrtí zmocněnce či zmocnitele, pokud je fyzickou osobou,
5) smrtí zmocněnce či zmocnitele, pokud je právnickou osobou.

Plnou moc může zmocnitel odvolat kdykoli. Odvolání plné moci je vůči zmocněnci účinné v okamžiku, kdy se o něm zmocněnec dozvěděl.

Státní ústav pro kontrolu léčiv akceptuje podání, dokumenty, plné moci podepsané uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem. Dokumenty podepsané uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem musí být zasílány v elektronickém originále, aby bylo možno ověřit platnost elektronického podpisu.
Příslušná ustanovení elektronickým podpisům obsahuje v § 5 a 6 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce:
§ 5
K podepisování elektronickým podpisem lze použít pouze kvalifikovaný elektronický podpis, podepisuje-li elektronický dokument, kterým
a) činí úkon nebo právně jedná stát, územní samosprávný celek, právnická osoba zřízená zákonem nebo právnická osoba zřízená nebo založená státem, územním samosprávným celkem nebo právnickou osobou zřízenou zákonem nebo jejich orgán anebo jiná jejich součást (dále jen „veřejnoprávní podepisující“), nebo
b) činí úkon osoba neuvedená v písmenu a) při výkonu své působnosti.
§ 6
(1) K podepisování elektronickým podpisem lze použít pouze uznávaný elektronický podpis, podepisuje-li se elektronický dokument, kterým se činí úkon vůči veřejnoprávnímu podepisujícímu nebo jiné osobě v souvislosti s výkonem jejich působnosti.
(2) Uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis.

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES

Substituce: zastoupení zmocněnce další osobou
Příklad substituční doložky: Zmocněnec je oprávněn pověřit na základě substituční plné moci jinou osobu, aby za Zmocněnce jednala v rozsahu jeho zmocnění uvedeného v této plné moci.
Účinnost plné moci: plná moc je účinná datem doručení na SÚKL

V případě uzavírání písemných smluvních ujednání dle ustanovení § 39a odst. 2 písm. b) (dohoda o nejvyšší ceně výrobce – DNCV) a dle ustanovení § 39c odst. 2 písm. d) (dohoda o úhradě – DoÚ) zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, ve znění pozdějších přepisů, upozorňuje SÚKL na skutečnost, že je nutné s tímto písemným ujednáním doložit i plné moci či pověření k uzavírání DNCV/DoÚ (pokud jimi již SÚKL nedisponuje), přičemž tyto plné moci a pověření nepodléhají režimu zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „správní řád“, ale spadají do oblasti občanskoprávní a proto je nutné tyto plné moci a pověření také takto koncipovat. Pro uzavření DNCV/DoÚ tak nelze např. akceptovat generální plnou moc předloženou dle ustanovení § 33 odst. 2 správního řádu, ale je nutné zplnomocnění či pověření formulovat v občanskoprávní rovině, nejlépe s uvedením konkrétního občanskoprávního úkonu (uzavření písemného ujednání).